Preguntas frecuentes sobre dashboard de marketing en tiempo real
Lo que nos preguntan empresarios que invierten en Meta y Google pero reciben PDF mensuales con métricas de plataforma y no tienen dashboard live cruzando con su CRM.
¿Qué KPIs muestra exactamente el dashboard?
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Los que mueven decisiones, no los que decoran: coste por lead cualificado (no por formulario), coste por venta firmada, ROAS sobre ingresos reales del CRM (no sobre el reportado por Meta), tasa lead → reunión → propuesta → cierre por canal y campaña, valor medio del deal por fuente, CAC vs LTV. Filtros por campaña, ad set, anuncio, comercial, sector, geografía. Lo que NO añadimos: impresiones decorativas, CTR sin contexto, métricas vanidad que no cambian nada.
¿Refresh en tiempo real o batch nocturno?
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Mezcla controlada. Datos del CRM (leads, deals, deal stage): tiempo real vía webhooks — cuando un comercial mueve un deal a 'Cerrado-ganado', el dashboard lo refleja en segundos. Datos de Meta y Google: cada 15-30 minutos (la API de Meta tiene rate limits, no se puede pedir cada segundo sin que te bloqueen). Datos de facturación (Books, Holded, QuickBooks): cada hora. Resultado práctico: cuando preguntas '¿cuántas ventas llevamos hoy?' la respuesta es del minuto, no del mes pasado.
¿Funciona con cualquier CRM o solo con Zoho?
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Con cualquiera que tenga API pública o webhooks decentes: Zoho CRM, HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Monday, Odoo, Zendesk Sell, Bigin, Folk, Close, Copper. Si tu CRM no tiene API pero exporta a Google Sheets, también funciona (con un poco más de fricción). Si es un CRM propietario raro sin API y sin export — entonces hay que pararse a discutir. Cubrimos el 95% de los casos que llegan.
¿Dashboard solo desktop o también móvil?
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Mobile-first. La pregunta '¿cómo vamos hoy?' la hace Pablo desde el coche, Víctor en una reunión, el comercial entre llamadas. Si el dashboard solo funciona desde un portátil con dos monitores, no se usa. Looker Studio responde decentemente en móvil. Para casos donde Looker no llega (alertas push, login biométrico, datos sensibles), montamos dashboard custom React responsive — ver siguiente FAQ.
¿Se puede dar acceso por roles (comercial ve solo lo suyo, CEO ve todo)?
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Sí. Looker Studio tiene permisos por viewer/editor pero NO filtra datos por usuario — para eso hace falta o bien duplicar el dashboard por rol (rápido, sucio, funciona si son 3-4 roles), o bien montar dashboard custom React con autenticación + filtros server-side (limpio, escalable, más caro). En nuestro propio Zoho usamos lo segundo. Te recomendamos según tamaño de equipo y sensibilidad de los datos.
¿Se puede compartir el dashboard con clientes o partners externos?
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Sí, con dos caminos. Looker Studio permite compartir por enlace (control de acceso por email Google) o embebido en una web pública. Si necesitas un portal cliente con marca propia, login custom, exportación PDF programada — eso entra en el modo dashboard custom React. Aplicación típica: agencia con 10 clientes, cada uno entra a SU dashboard con SUS números, no ve los del resto. Lo hacemos para varios clientes y para nosotros mismos.
¿Necesitamos montar BigQuery o se puede sin?
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Depende del volumen. Si tienes <50.000 leads/año y <500.000 eventos publicidad/año, Looker Studio conecta directo con Google Ads + Meta Ads + Google Sheets sin necesidad de BigQuery. Si tu volumen crece (e-commerce con miles de pedidos/día, B2B con cientos de miles de leads año), conviene BigQuery como capa intermedia para que el dashboard no se quede colgado cargando datos. Lo recomendamos cuando hace falta, no por defecto. Empezar simple, escalar después.
¿Mandáis alertas automáticas cuando algo se rompe?
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Sí. Configuramos alertas a Telegram, Slack o email con umbrales que tú defines: CPL sube por encima de X durante 3 días seguidos, tasa de conversión cae por debajo de Y, lead no contactado en >15 minutos, deal sin actividad >7 días. En nuestro Zoho tenemos alertas a Telegram cuando entra un lead grande o cuando un deal se queda parado. Mejor saber al instante que mirar el dashboard a final de mes.
¿Cuánto cuesta el setup y el mantenimiento mensual?
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Tres modalidades. Campañas + Analítica + BI desde 2.500 €/mes (todo incluido — gestionamos Meta y/o Google + dashboard live + mantenimiento). Analítica + BI desde 3.250 € inversión inicial + 750 €/mes (te montamos el dashboard y la conexión, tu equipo o tu agencia siguen llevando campañas). Analítica + BI + Formación Ads desde 4.450 € inicial + 750 €/mes (lo anterior + plan formativo para que tu equipo ejecute Google y Meta con el dashboard ya montado). Permanencia mínima 4 meses. El mantenimiento incluye ajustes del dashboard cuando cambian campañas, etapas del pipeline o métricas que quieras seguir. Antes de cualquier cobro, reunión de auditoría de 1 hora sin coste.
