Gestoría y Holded: cómo trabajar sin mandarle facturas por correo

Día 3 de cada mes. Alguien de administración busca facturas en tres bandejas de entrada, las mete en una carpeta, descarga el extracto del banco y se lo manda todo a la gestoría por correo. Dos semanas después llega la pregunta de siempre: «¿esta factura de quién es?». Trabajar con una gestoría en Holded sirve para acabar con eso: los dos miráis los mismos datos, en el mismo sitio, sin reenvíos. En este post te explico cómo se organiza y qué hay que dejar listo. Si prefieres que te lo dejemos montado, es justo lo que hacemos en la implantación de Holded.

El problema no es tu gestoría, es el correo

La mayoría de las pymes no tiene un problema con su asesor. Tiene un problema con el canal. El correo electrónico es un pésimo sistema contable, y cada mes se nota en los mismos sitios.

• Versiones duplicadas. La misma factura de proveedor llega dos veces: una del proveedor y otra reenviada por un compañero. La gestoría la registra dos veces o pregunta.
• Facturas que no llegan. La del parking, la de la suscripción que se cobra con tarjeta, la que se quedó en el móvil del comercial. Aparecen en el banco, pero no en la carpeta.
• Preguntas sueltas. «¿Este cargo de 312 € qué es?». Cada pregunta es un correo, cada correo es una búsqueda, y la respuesta llega cuando ya está cerrado el trimestre.
• Cero visibilidad. Hasta que la gestoría no te devuelve los números, no sabes cómo vas. Y te los devuelve con un mes de retraso.

Nada de esto se arregla cambiando de gestoría. Se arregla cambiando dónde viven los datos. Si las facturas emitidas, las compras y los movimientos del banco están en Holded, ordenados y con su documento adjunto, la gestoría deja de reconstruir tu mes y pasa a revisarlo. Es otro trabajo. Y suele ser mejor para los dos.

Cómo funciona una gestoría Holded: los mismos datos, dos papeles

La idea es sencilla: tu empresa registra y tu gestoría revisa, contabiliza y presenta impuestos. Pero sobre la misma cuenta, no sobre copias.

Según la documentación de Holded, puedes dar acceso a tu asesor para que entre en tu cuenta y trabaje desde ahí. Cómo se configura ese acceso y si cuenta o no como usuario de tu plan depende de la modalidad y de cómo trabaje tu gestoría, así que conviene revisarlo en su centro de ayuda antes de decidir el plan. Lo que sí conviene tener claro son los límites de cada plan para empresas pequeñas:

• Básico: 2 usuarios, 5 bancos, 1.000 facturas al año y 15 reglas de conciliación.
• Estándar: 4 usuarios, bancos ilimitados, 3.000 facturas y 50 reglas. Añade asientos automáticos, contabilidad analítica, impuesto de sociedades, SII y remesas.
• Avanzado: 7 usuarios, bancos ilimitados, 10.000 facturas, 100 reglas y 300 facturas recurrentes. Añade roles y campos personalizados.

Precios a 28 de septiembre de 2026, sin IVA, según la página de precios de Holded: Plus 15 €/mes, Básico 29 €, Estándar 59 €, Avanzado 99 € y Premium 199 €. Cada usuario extra, 10 €. Comprueba la página antes de contratar: los precios cambian.

Fíjate en una cosa: lo que más le importa a una gestoría (asientos automáticos, impuesto de sociedades, SII) empieza en Estándar. Si tienes una sociedad y quieres que tu asesor trabaje de verdad dentro de Holded, habla con él antes de quedarte en Básico por ahorrar treinta euros.

Qué tiene que estar listo antes de que la gestoría cierre el mes

El cambio no es el programa. Es que tú dejas el mes cerrado por tu parte antes de que lo toque el asesor. Esto es lo que revisamos en cada implantación:

1. Facturas emitidas en su serie correcta. Una serie por tipo de factura y sin saltos. Ojo: las series de numeración se configuran a mano en la interfaz, porque la API v2 no las recoge. Mejor dejarlas bien desde el primer día que corregirlas en marzo.
2. Compras registradas con su documento adjunto. Cada gasto con su PDF dentro, no en una carpeta aparte. Si llegan muchas, se pueden automatizar: la documentación de la API de Holded recoge crear una compra, aprobarla y adjuntarle el archivo.
3. Banco conectado y conciliado. Cada movimiento casado con su factura o su compra. Las reglas de conciliación hacen el trabajo repetitivo; el resto lo revisas tú, no la gestoría a ciegas.
4. Lo raro, comentado. El cargo que no tiene factura, el pago fraccionado, el anticipo. Una nota en el propio movimiento ahorra tres correos.
5. Un día de corte pactado. Por ejemplo, el día 5. Lo que no esté registrado ese día pasa al mes siguiente. Sin excepciones, o el sistema se degrada en dos meses.

Un apunte sobre Verifactu, porque toca a las facturas emitidas y la gestoría siempre pregunta. Está incluido en los planes de Holded y solo afecta a facturas emitidas (incluidas rectificativas y simplificadas), no a compras ni presupuestos. Las fechas vigentes hoy son el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos. El 5 de octubre de 2026 el Gobierno anunció su aplazamiento a octubre de 2028, pero hasta que la modificación salga en el BOE las fechas legales siguen siendo las de 2027. No hay que correr, pero sí dejar las series pensadas. Lo tienes con detalle en nuestra página sobre Verifactu en Holded.

Lo que vemos que se hace mal

• Compartir el usuario del gerente con la gestoría. Misma contraseña, mismos permisos, y nadie sabe quién tocó qué. Cada persona, su acceso.
• Mantener el correo «por si acaso». Si sigues mandando el zip en paralelo, la gestoría trabajará con el zip. El cambio tiene que ser completo y con fecha.
• Conciliar una vez al trimestre. Tres meses de movimientos de golpe es exactamente el problema que querías quitarte. Mejor diez minutos a la semana.
• No pactar quién hace qué. Si no está escrito quién registra compras, quién concilia y quién contabiliza, lo acaba haciendo nadie o lo hacen los dos.
• Migrar el histórico sin hablar con el asesor. Qué ejercicio se carga, desde qué saldo y con qué plan de cuentas lo decide la gestoría contigo, no el programa.

Y una nota honesta: si eres autónomo con pocas facturas al mes y tu gestoría te lo resuelve bien con lo que hacéis ahora, quizá no necesitas nada de esto. Y si tu gestoría trabaja con su propio programa y no quiere entrar en Holded, no lo fuerces sin hablarlo: la mitad del valor está en trabajar juntos sobre los mismos datos.

Por qué conectarlo al CRM y a la publicidad

Hasta aquí hemos hablado de que la gestoría reciba los datos ordenados. Pero hay un paso antes: de dónde salen esas facturas. En la mayoría de las pymes, una venta se cierra en el CRM, alguien la copia a mano en el programa de facturación y otro la busca después en el banco. Tres sitios, tres oportunidades de error.

Somos Solution Partner oficial de Holded, pero no lo implantamos suelto. Lo conectamos: el presupuesto aceptado en el CRM genera la factura en Holded, el cobro se concilia con el banco y esa venta vuelve a tu publicidad como venta real, no como un lead más. Así ventas, administración y gestoría trabajan sobre el mismo dato, y tú sabes qué campaña trajo la factura que tu asesor está contabilizando. Te lo explicamos con más calma en por qué conectar ERP y CRM.

Si quieres revisar cómo trabajáis hoy tú y tu gestoría y qué cambiaría al pasarlo a Holded, te ofrezco un diagnóstico de una hora, sin coste y sin compromiso. Es una reunión: me cuentas cómo cerráis el mes, qué se pierde por el camino y con qué programas trabajáis, y te digo qué plan tiene sentido, qué dejaríamos montado y en qué orden. Si no te hace falta, también te lo digo.