Pasar de Excel a Holded sin perder el histórico: el orden correcto

Pasar de Excel a Holded parece una tarde de copiar y pegar. No lo es. Si importas en el orden equivocado acabas con clientes duplicados, numeraciones que chocan y un IVA que no cuadra con lo que tu gestoría ya presentó. Este es el orden que seguimos en cada implantación de Holded que parte de hojas de cálculo, y por qué cada paso va donde va.

Pasar de Excel a Holded: qué se migra y qué no

Un Excel de facturación suele mezclarlo todo en la misma hoja: el cliente, el concepto, el importe, si está cobrado y alguna nota en amarillo que solo entiende quien la puso. En Holded cada una de esas cosas es un objeto distinto: contactos, productos o servicios, facturas, presupuestos, pagos, impuestos y formas de pago. Migrar no es mover un archivo. Es decidir qué va a cada sitio.

Para decidirlo, separa tus datos en tres grupos:

• Maestros: contactos, productos y servicios, tipos de IVA, formas de pago, cuentas bancarias. Se migran siempre, porque todo lo demás cuelga de ellos.
• Vivos: facturas pendientes de cobro, presupuestos abiertos, facturas que se repiten cada mes. Se migran siempre, porque son el trabajo de las próximas semanas.
• Históricos: facturas ya emitidas y cobradas de periodos cerrados. Se migran o no según para qué los quieras. Es la decisión más importante de todo el proceso y la que más se toma sin pensar.

Con esa separación hecha, la mitad de las dudas desaparecen. Lo que no se discute es si el Excel sigue vivo: el día que empiezas en Holded, el Excel pasa a ser de solo lectura. Dos sitios donde se factura son dos verdades, y al final del trimestre no cuadra ninguna.

El orden correcto, paso a paso

El orden no es capricho. Las facturas cuelgan de un contacto y de unos impuestos; los cobros cuelgan de las facturas; la conciliación cuelga de los cobros. Si empiezas por el final, cada error de arriba se multiplica abajo.

1. Fija una fecha de corte. Un día concreto: lo anterior vive en el Excel cerrado, lo posterior en Holded. Si puedes, que coincida con el inicio de un trimestre. Así los modelos de IVA de tu gestoría salen de un solo sitio por periodo, no de dos.
2. Configura antes de importar. Datos fiscales de la empresa, impuestos, formas de pago, cuentas bancarias y series de numeración. Las series son la pieza delicada: la API v2 de Holded no las gestiona (solo la v1), así que se configuran a mano en la interfaz. Decide aquí el prefijo y por qué número continúa cada serie.
3. Limpia los contactos en el Excel, no en Holded. NIF sin espacios ni guiones, razón social tal como aparece en el registro, dirección fiscal completa y un correo por contacto. Deduplica por NIF antes de subir nada. Según la documentación de Holded, los contactos se pueden importar desde una hoja de cálculo; descarga su plantilla y adapta tus columnas a ella, no al revés.
4. Productos y servicios con su IVA. Aunque factures conceptos libres, tener los cinco o diez servicios habituales dados de alta evita que cada persona escriba el mismo concepto de una forma distinta.
5. Lo vivo. Facturas pendientes de cobro con su importe pendiente real, presupuestos abiertos y facturas recurrentes. Es lo primero que vas a tocar, así que tiene que estar bien desde el primer día.
6. El histórico, si decides traerlo. Siempre después de lo vivo, nunca mezclado.
7. Bancos y conciliación, al final. Con el saldo a la fecha de corte y los cobros ya en su sitio. Conciliar antes de tener las facturas es conciliar contra el vacío.

Qué hacer con el histórico (y por qué no siempre conviene traerlo entero)

Aquí no hay una respuesta única. Hay tres opciones razonables:

• Dejarlo archivado. El Excel y los PDF de las facturas, guardados y en solo lectura. Tu gestoría ya tiene esos periodos presentados. Es la opción más limpia si nadie va a consultar ese histórico a diario.
• Traer solo el ejercicio en curso. Así los informes del año salen completos desde Holded y no tienes que sumar dos fuentes en diciembre.
• Traerlo todo. Tiene sentido si quieres ver en la ficha de cada cliente todo lo que te ha comprado, o si vas a cruzar facturación con ventas y campañas. Es más trabajo y hay que hacerlo con cuidado.

Dos cosas que revisar antes de elegir la tercera. La primera, los límites del plan: según la pantalla oficial de planes (consultada el 7 de octubre de 2026), el Básico admite 1.000 facturas al año, el Estándar 3.000 y el Avanzado 10.000. Pregunta a Holded cómo computan las facturas importadas antes de subir cinco años de golpe.

La segunda, Verifactu. Las facturas antiguas ya se emitieron en su día: no tiene sentido que salgan otra vez como si fueran nuevas. En Holded, Verifactu se configura en Configuración → Facturación → Conformidad, y una serie se puede marcar como «no enviar a Verifactu». Una serie propia para el histórico importado, marcada así, evita el problema. Sobre las fechas: hoy siguen vigentes el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos (RD 1007/2023, modificado por el RD-ley 15/2025). El 5 de octubre de 2026 el Gobierno anunció su aplazamiento a octubre de 2028, pendiente de que se publique la modificación en el BOE; hasta entonces, las fechas legales son las de 2027. Lo contamos con calma en la página de Verifactu en Holded; para una migración basta con que la serie del histórico esté bien marcada desde el principio.

Si el volumen es grande, la importación desde hoja de cálculo se queda corta y se tira de la API. La documentación de la API v2 recoge crear facturas de venta y registrar pagos sobre ellas. Funciona con un token Bearer de permisos por áreas y tiene límites de uso: al pasarte responde 429 con una cabecera Retry-After, así que un script de migración tiene que saber esperar.

Los errores que más se repiten al migrar

• Numeración duplicada. La serie de Holded empieza en 1 cuando en el Excel ya ibas por la 145 del año. Dos facturas con el mismo número en el mismo ejercicio es un problema fiscal, no estético.
• IVA mal mapeado. El 21 % del Excel era a veces un 21 % y a veces un importe con IVA incluido. Revisa bases e impuestos, no solo totales.
• Contactos duplicados. El mismo cliente con NIF «B12345678» y «B-12345678» son dos contactos para cualquier importador.
• Fechas que no son fechas. Celdas en formato texto, o el 02/11 que se lee como 11 de febrero. Convierte la columna antes de exportar.
• Cobradas que entran como pendientes. Si importas una factura sin su pago, quedará como pendiente de cobro. Comprueba que el pendiente total coincide con lo que de verdad te deben.
• Seguir usando el Excel «por si acaso». Es el error que más dura y el que más cuesta deshacer.

Por qué conectarlo al CRM y a la publicidad desde el primer día

La migración es el único momento en que vas a tocar todos tus contactos a la vez. Aprovéchalo para fijar cómo se identifica un cliente (NIF, correo o ambos) y que esa misma clave exista en tu CRM. Si el CRM guarda leads por correo y Holded guarda clientes por razón social, nunca vas a poder cruzar quién vino de qué campaña con quién acabó pagando.

Esa es la parte que nosotros añadimos. No implantamos Holded suelto: lo conectamos para que una oportunidad ganada en el CRM genere su presupuesto o su factura sin teclearla dos veces, y para que la factura cobrada vuelva al CRM y a Meta o Google como venta real, no como un formulario rellenado. Lo explicamos con más detalle en ERP y CRM conectados. Si migras sin pensar en eso, lo harás dos veces: ahora y cuando quieras conectarlo.

Y una nota de honestidad: si eres autónomo con veinte clientes y pocas facturas al mes, no necesitas a nadie para esto. Sigue el orden de arriba, dedícale una tarde a limpiar el Excel y podrás hacerlo tú.

Si tu caso es otro (varios años de histórico, varias series, un CRM que ya funciona o campañas que quieres medir hasta la factura) te proponemos un diagnóstico de una hora, sin coste y sin compromiso. Repasamos tu Excel, la fecha de corte que te conviene y qué merece la pena traer. Somos Solution Partner oficial de Holded y trabajamos por fases, con presupuesto cerrado antes de empezar.